Krajowy System e-Faktur jest nowoczesnym rozwiązaniem, którym przedsiębiorcy powinni zainteresować się jak najszybciej. Już teraz słyszymy, że KSeF stanie się obowiązkowy dla firm, dlatego warto poznać bliżej taki system. Jest to ogólnopolski program komputerowy, który pozwala sprawnie wystawiać i otrzymywać faktury ustrukturyzowane. Ogromnym atutem jest to, że dochodzi do ułatwienia i przyspieszenia codziennej pracy związanej z księgowością i fakturowaniem! Co warto wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur? Od kiedy stanie się obowiązkowy dla przedsiębiorców? Jakie korzyści można uzyskać?
Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy dla firm? To pytanie zadaje sobie każdy przedsiębiorca. Biura rachunkowe, firmy i doradcy podatkowi już wcześniej przygotowywali się na wprowadzenie rewolucji w fakturowaniu. Na szczęście te działanie nie są stracone, gdyż obowiązek korzystania z KSeF nie uległ wycofaniu. System stanie się obowiązkowy dla przedsiębiorców od 2026 roku. Będziemy z niego korzystać od 1 lutego 2026 roku (duże podmioty, które w poprzednim roku przekroczyły 200 mln złotych obrotów) lub od 1 kwietnia (wszystkie podmioty). Więcej informacji w tym temacie znajdziemy w serwisie Poradnik Przedsiębiorcy.
Okazuje się, że minister właściwy do spraw finansów publicznych ma możliwość określenia przypadków, w których nie trzeba będzie korzystać z KSeF. Podczas wydawania rozporządzenia, brane są pod uwagę następujące kwestie:
Warto na bieżąco śledzić doniesienia w tym zakresie, tak aby odpowiednio wcześniej przygotować się na wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur w swojej firmie.
Krajowy System e-Faktur zapewnia sprawne wystawienia i otrzymywanie faktur strukturalnych w formacie XML poprzez użycie odpowiedniego oprogramowania. Program sprawdza, czy dokument zgadza się ze standardem i nadaje mu określoną numerację. Następnie wystawca dostaje UPO (urzędowe poświadczenie odbioru), a odbiorca ma dostęp do faktury przez uwierzytelnienie się w KSeF lub podanie danych z faktury. Warto podkreślić, że otrzymywanie strukturalnych faktur z KSeF wymaga uzyskania zgody ze strony odbiorcy faktury. Jeśli nie ma takiej zgody, nadal możemy korzystać z systemu, ale powinniśmy udostępniać dokumentację drugiej stronie w sposób tradycyjny - papierowo lub elektronicznie. Ustawodawca daje nam do dyspozycji kilka rodzajów uwierzytelnienia się w Krajowym Systemie e-Faktur, co jest zależne do rodzaju podmiotu.
Ogólnopolski program teleinformatyczny pozwala wystawiać, przesyłać i odbierać faktury ustrukturyzowane. Co ciekawe, podobne rozwiązanie wprowadzono na bazie platformy elektronicznego fakturowania, jaka służy do wymiany faktur strukturalnych w obrocie z instytucjami budżetowymi. Jednakże są dwa oddzielne programy, które musimy od siebie odróżniać. Wystawianie, przesyłanie o odbieranie faktur strukturalnych z KSeF to nie wszystko - możemy także je przechowywać, oznaczać numerami identyfikującymi i weryfikować zgodność z wzorem danej faktury. Nie zapominajmy też o tym, że KSeF służy do kontroli i analizy danych z faktury oraz wysyłki komunikatów o odrzuceniu, wystawieniu lub braku możliwości wystawienia faktury strukturalnej. Tak liczne funkcjonalności sprawiają, że mamy do dyspozycji program niezwykle nowoczesny, wygodny i łatwy w obsłudze. Nic więc dziwnego, że coraz większe grono przedsiębiorców decyduje się już teraz na korzystanie z Krajowego Systemy e-Faktur w swojej działalności gospodarczej.
Podsumowując, widzimy, że KSeF stanie się obowiązkowy dla firm od 2026 roku. Obecnie można oczywiście korzystać z niego dobrowolnie, co daje wiele korzyści.
